Задайте вопрос карьерному консультанту в вашей области 
Помощник руководителя

Профессионализм и личностные качества

Резюме является визитной карточкой соискателя независимо от вакансии, на которую он претендует. А если речь идет о СV претендента на должность помощника руководителя, то это даже документ, по которому работодатель еще на первом этапе знакомства с соискателем может сделать предварительный вывод об уровне его профессионализма и компетенциях.

Как составить резюме помощнику руководителя?

Штрихи к профессии

Специальность «персональный ассистент» требует от соискателей очень высокой квалификации.

Специальность «персональный ассистент» требует от соискателей очень высокой квалификации. Кандидатам на эту позицию кроме профильного образования, навыков работы с документами, свободного владения компьютерной техникой и иностранными языками необходимо еще очень многое: эмоциональная устойчивость, умение находить контакт с руководителем, обращаться с конфиденциальной информацией, расставлять приоритеты, готовность к ненормированному рабочему дню и другое. А также набор компетенций помощника руководителя предполагает наличие почти взаимоисключающих качеств: профессиональный ассистент обязан совмещать зрелую жизненную позицию, лидерские качества со способностью подчиняться руководителю; быть гибким, дипломатичным и вместе с тем настойчивым и требовательным при осуществлении контроля за исполнением работниками предприятия управленческих решений. Все это заставляет работодателей с особой тщательностью подходить к вопросу поиска сотрудника, способного стать «доверенным лицом» директора фирмы, обращать большое внимание не только на профессиональный опыт кандидата, но и на его личностные качества. Соответственно, в резюме претендента на позицию PA (Personal Assistant) «неважной» для работодателя информации нет – любая «мелочь» может повлиять на составление о вас мнения как о специалисте и либо вызвать желание пригласить вас на собеседование, либо заставить отложить ваше CV в долгий ящик.

Как добиться того, чтобы ваше резюме выделялось на фоне остальных и именно на вашей кандидатуре остановился выбор рекрутера/работодателя? Ответить на эти вопросы и помочь избежать досадных просчетов как раз и призваны приведенные ниже рекомендации.

Цели резюме/Желаемая позиция

Обратите внимание на то, как название должности сформулировано в объявлении, и продублируйте его в собственном резюме.

Ошибочно полагать, что однажды созданное CV пригодится вам на все случаи жизни, поэтому, если вас заинтересовала вакансия, не поленитесь адаптировать его конкретно под нее. Прежде всего, обратите внимание на то, как название должности сформулировано в объявлении, и продублируйте его в собственном резюме. Запомните, указывать через «слеш» желаемую позицию – личный секретарь/помощник руководителя/персональный ассистент – не самый лучший вариант.

Во-первых, несмотря на то, что часто эти названия употребляются как синонимы, существуют значительные отличия в функционале перечисленных специалистов. Если помощник руководителя фактически «правая рука» директора, то на личного секретаря обычно возлагаются чисто технические обязанности: прием и перераспределение входящих звонков, работа с поставщиками услуг для офиса и тому подобное. По сути это абсолютно разные специальности.

Во-вторых, нужно учитывать следующий нюанс: должность PA весьма распространена на Западе, поэтому конкурс на замещение вакансии персонального ассистента объявляют, как правило, иностранные или активно работающие с зарубежными организациями компании.

В нашей стране специалистов, занимающих аналогичную должность, чаще называют помощниками руководителя. Резюме, в котором искомая позиция дословно совпадает с названием вакансии, выглядит как прямой отклик на предложение работодателя. Такое CV обязательно вызовет интерес у работников службы подбора персонала.

Образование

В CV стоит упоминать только те курсы или тренинги, которые позволили вам получить знания и умения, важные для вашей карьеры именно как персонального ассистента.

Работодателями высоко ценятся специалисты, получившие высшее образование по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», причем предпочтение отдается выпускникам ГУУ и Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ). Но высшее техническое, соответствующее профилю компании, филологическое, педагогическое или юридическое также вполне приемлемы для соискателя, претендующего на должность помощника руководителя.

Если же говорить о дополнительном образовании, то в CV стоит упоминать только те курсы или тренинги, которые позволили вам получить знания и умения, важные для вашей карьеры именно как персонального ассистента. Особую значимость эти сведения приобретают в том случае, когда вы не имеете высшего образование в области администрирования и делопроизводства, но хотите сообщить работодателю об уровне своей профессиональной подготовки. Безусловно, ваше резюме украсит информация о том, что вы прошли обучение, например, в Отраслевом центре повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД) или имеете свидетельство об окончании курсов повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС). Также обязательно укажите наличие имеющихся у вас сертификатов, подтверждающих уровень владения иностранными языками.

Юлия Губанова, руководитель департамента по работе с персоналом Представительства в России и СНГ компании BBK Electronics Corp., LTD., делится опытом: «Часто, если в компании есть сильный руководитель секретариата, ассистента он выбирает исходя из базовых критериев: наличия качественного высшего образования, знания иностранного языка и уровня компьютерной грамотности – с перспективой обучить его всему с четкой „заточкой“ конкретно под себя, ну и, разумеется, с экономией, по крайней мере на первом этапе, денежных средств. Если честно, очень мало персональных ассистентов знают деловой этикет или хотя бы основы делопроизводства. Довольно часто мне приходилось устраивать специальное обучение для сотрудников на данные позиции».

Опыт работы

Если ваш опыт работы неоднороден, работодатель может оценить ваши возможности по характеру выполнявшейся ранее работы и занимаемым должностям. 

Задача специалиста, составляющего свое резюме, – привлечь внимание потенциальных работодателей к своей кандидатуре релевантным опытом работы, который должен быть максимально конкретизирован и компактно представлен. Хорошо, если вы получили специальное образование и всегда относились к числу административных работников, освоили все секретарские специальности – от ресепшиониста до персонального ассистента, – работали в крупных brand-name компаниях, владеете одним или несколькими иностранными языками. В большинстве случаев этих данных будет достаточно, чтобы вас пригласили на собеседование.

Если же ваш опыт работы неоднороден, что обычно является следствием смены профессии или перехода из одной сферы деятельности в другую, работодатель может оценить ваши возможности по характеру выполнявшейся ранее работы и занимаемым должностям. Например, если вы лингвист или педагог, то, вероятнее всего, являетесь профессиональным коммуникатором, умеющим работать с текстом, грамотны, организованны, а в последнем случае – еще и владеете методиками осуществления контроля. Следовательно, с большинством обязанностей управляющего администратора вы успешно справитесь. Если же вы долго занимали какой-нибудь ответственный пост – должность начальника отдела/подразделения или ведущего менеджера, наверняка вы владеет приемами тайм- и аутоменеджмента, имеете способности к системному анализу проблем, умеете принимать самостоятельные решения. Для рекрутеров подобные сведения весьма информативны. Юлия Губанова говорит: «В первую очередь работодателям интересен уровень компаний, в которых трудился соискатель: западные или российские они были, являлись ли лидерами рынка в своей отрасли – и масштаб его полномочий, работал ли он ранее непосредственно с первыми лицами».

Функциональные обязанности

Очень важно детально расписать свой функционал, поскольку в разных компаниях за одинаковой должностью иногда закреплены различные обязанности – от стандартного планирования рабочего дня руководителя до проведение тендера на определение компании-подрядчика для выполнения ремонта в офисе.

Очень важно детально расписать свой функционал, поскольку в разных компаниях за одинаковой должностью иногда закреплены различные обязанности.

Естественно, эта часть резюме не должна выглядеть как должностная инструкция, ее назначение – продемонстрировать уровень ответственности и широту профессиональных полномочий, возлагавшихся на вас. Если на прежнем месте работы вы, например, совмещали обязанности персонального ассистента и руководителя секретариата/заведующего канцелярией, занимались административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы менеджеров, курьеров или водителей, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняли функции начальника отдела качества, PR-менеджера или менеджера по персоналу, обязательно отразите это в своем резюме.

По мнению Юлии Губановой, важно то, что соискатель ставит на первое место при перечислении своих должностных обязанностей на прошлых местах работы. Например, если в резюме при описании функционала сначала говорится о чай-кофе, приеме телефонных звонков и так далее и только в самом конце упоминается о сборе информации, подготовке различных документов, ведении деловой переписки, такой кандидат вряд ли будет интересен работодателю, поскольку он как минимум не умеет выделять главное.

В обязанности сотрудника, претендующего на позицию персонального ассистента, может входить:

  • сбор информации;
  • подготовка различных финансовых, аналитических и отчетных документов;
  • составление презентаций;
  • ведение деловой переписки;
  • обеспечение контроля над полным и своевременным выполнением проектов, действующих в компании;
  • осуществление взаимодействия с деловыми партнерами, государственными органами, представителями сотрудничающих компаний;
  • сопровождение руководителя в поездках;
  • планирование рабочего дня шефа, организация встреч, ведение протоколов;
  • выполнение личных поручений.

Для позиции PA также требуется знание иностранного языка, желательно, чтобы из резюме было понятно, что соискатель применял его в работе (например, можно обозначить это так: «ведение деловой переписки на английском с иностранными партнерами»).

Дополнительная информация

Подчас для успешного трудоустройства на должность помощника руководителя решающее значение имеет не столько профессиональный опыт кандидата, сколько его личностные характеристики. Поэтому раздел «Дополнительная информация» дает вам еще одну возможность продемонстрировать свои лучшие стороны, характеризующие вас как наиболее подходящую для позиции персонального ассистента личность.

Если у вас имеется многолетний релевантный опыт работы, то нет смысла перечислять стандартный набор качеств, необходимых для данной должности. 

Если у вас имеется многолетний релевантный опыт работы, то нет смысла перечислять стандартный набор качеств, необходимых для данной должности. Вместо этого сконцентрируйте внимание работодателя на том, что вы, к примеру, занимаетесь психологией, посещаете тренинги личностного роста и тому подобном. Такие увлечения свидетельствуют о стремлении кандидата к непрерывному саморазвитию, обнаруживают его интерес к тем областям знаний, которые обеспечат ему возможность постоянного совершенствования в профессиональном плане. А вот заявления о том, что вашими хобби являются кулинария, вязание, шитье, избыточны и неуместны.

В данном разделе имеет смысл написать, что вы считаете наиболее важным в будущей работе: применение своих способностей, которые не удалось реализовать на прежнем месте, получение нового опыта, стабильность компании, достойная оплата труда и так далее.

Никто ведь не хочет получить некомпетентного или конфликтного сотрудника, поэтому ответ на вопрос о причинах ухода с прежнего места работы имеет очень большое значение для работодателя, даже если в предыдущей компании вы проработали достаточно долгое время. Ведь хорошего помощника руководители не отпускают просто так, его мотивируют, стремятся удержать. Поэтому укажите, что причиной ухода было, например, ваше стремление к профессиональному росту, осознание своего потенциала, особенно, если вы переходите в более крупную фирму, или, скажем, вы овладели иностранным языком, а на прежнем месте не было возможности реализовать полученные знания. Идеальный вариант, если необходимость смены работы была обусловлена какими-нибудь объективными причинами, например, переездом в другой город или финансовыми проблемами организации.

Достижения/Навыки

Чтобы не загромождать текст резюме, можно просто дать ссылку на свой сайт или блог, чтобы в случае необходимости работодатель мог самостоятельно ознакомиться с вашим «портфолио».

Данный раздел резюме поможет вам выгодно себя подать, если у вас нет пока богатого опыта работы на аналогичной позиции, но есть хороший потенциал и владение ключевыми профессиональными навыками. Составьте подробный список ваших умений, где укажите уровень владения ПК (перечислите программные продукты, которыми вы умеете пользоваться), скорость набора текста, опыт работы с офисной техникой, навыки стенографии, знание основ бухучета/кадрового делопроизводства и тому подобное.

Одним из показателей грамотно составленного резюме является его целостность – должна прослеживаться логическая связь между желаемой позицией и вашими квалификацией, навыками, профессиональными достижениями. В этой части CV будет уместно указать, что вы, например, являетесь членом Ассоциации секретарей и административных работников, становились победителем в профессиональных конкурсах секретарей, имеете публикации в таких изданиях, как журнал «Секретарское дело» или «Справочник секретаря и офис-менеджера» (укажите название статьи, номер и год выпуска журнала). Можно перечислить конференции/форумы/семинары, посвященные профессиональным вопросам, в работе которых вы принимали активное участие, выступали с докладом. Если подобных материалов у вас достаточно много, то лучше не загромождать текст резюме, а просто дать ссылку на свой сайт или блог, чтобы в случае необходимости работодатель мог самостоятельно ознакомиться с вашим «портфолио».

Личные качества

Главное для претендента на позицию личного помощника – психологическая совместимость с руководителем, но это можно проверить только при личной встрече.

Главное для претендента на позицию личного помощника – психологическая совместимость с руководителем, но это можно проверить только при личной встрече.

Важны также такие качества, как стрессоустойчивость, внимательность и высокий уровень ответственности; умение грамотно излагать свои мысли (это видно из резюме), расставлять приоритеты (следует из описания должностных обязанностей, на что соискатель делает упор), общая адекватность.

«Рассматривая CV претендента на позицию помощника руководителя, – говорит Юлия Войтенко, менеджер по подбору персонала ООО КЦ „Бизнес-Вакант“, – в первую очередь, мы обращаем внимание на грамотность письменной речи, аккуратность и правильность составления, последовательность и логичность изложения информации. Также большое значение имеет то, насколько полно отражены навыки и опыт работы, приоритетные для данной позиции».

Желательно составить CV на двух языках – русском и английском, так как очень часто в объявлениях о вакансиях указывается, что в компанию должно быть отправлено резюме и на иностранном языке.

Презентабельное, хорошо структурированное, грамотно составленное резюме способно существенно облегчить поиски работы, максимально быстро привести вас к желаемому результату – получению должности помощника руководителя крупной компании с серьезными перспективами.


Статьи по теме:

«Помощник руководителя»;
«Резюме – правила оформления»;
«Дополнительные сведения».

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям:

Facebook
 
Твой Мир

 

 
 

Код для вставки в блог

 

 

Оформить подписку