Задайте вопрос карьерному консультанту в вашей области 
Секретарь

Всем известно, что резюме составляется в тот момент, когда необходимо "продать" себя (свое время, свои знания, свои навыки и умения, свой потенциал) достойному работодателю. И по сути своей, поиск работодателя ничем не отличается от поиска потенциального покупателя продукции или услуги: тут важно грамотно и ясно донести до покупателя (работодателя), какую пользу вы можете ему принести, что вы умеете и какой вы неоценимый сотрудник. Основная цель резюме — заинтересовать работодателя, чтобы он пригласил вас на собеседование.

Как составить резюме секретарю на ресепшн

В прошлом году я была консультантом в проекте "Карьерный консультант" и отвечала на вопросы, касающиеся административной сферы. Большинство вопросов было на тему «Посмотрите, пожалуйста, мое резюме». И дело даже не в том, что сама формулировка вопроса вызывает желание написать «Посмотрела, спасибо!», а в том, что ошибки у разных соискателей постоянно повторялись. Я решила не перечислять эти ошибки, а, проанализировав их все, сразу написать статью о том, как правильно подойти к устройству на позицию секретаря.

Если же поиск идет по двум-трем смежным должностям, можно составить одно полное резюме и, направляя его на интересные вакансии, в сопроводительном письме акцентировать внимание потенциального работодателя на необходимые именно ему (судя по описанию вакансии) детали.

Штрихи к профессии

Кто такой секретарь на ресепшн и зачем он нужен? В «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» говорится, что секретарь-ресепшионист — это секретарь, в основные обязанности которого входит прием телефонных сообщений и/или посетителей.

Секретари осуществляют связь между внешним миром и внутренним миром компании. Секретари — это связующее звено, главное информационное реле. Именно они регулируют входящие и исходящие информационные потоки компании: телефонные звонки, документы, факсы, распоряжения руководства, служебные записки, гостей, посетителей и т. п. Секретари - это «кладезь» информации. Они единственные, кто знает все о и в компании, они единственные, в чьё название профессии заложено «хранящие СЕКРЕТы». В современном мире каждые три года объем информации увеличивается в два раза. И именно секретарь тот человек, который помогает компании не утонуть в информационном океане.

Имеет смысл, определив для себя желаемую должность в административной сфере, составлять резюме именно для этой позиции, обратив внимание потенциального работодателя-покупателя именно на те свои качества, знания, навыки, которые важны именно для этой конкретной вакансии. Если же поиск идет по двум-трем смежным должностям, то в некоторых случаях можно составить одно полное резюме, а, направляя его в качестве оклика на интересные вакансии, в сопроводительном письме акцентировать внимание потенциального работодателя на необходимые именно ему (судя по описанию вакансии) детали.

Цель резюме/Желаемая позиция

Кандидатам необходимо четко представлять, на какую позицию они претендуют, поскольку каждая из этих вакансий имеет синонимичные названия, и у каждой из этих специальностей есть свои особенности.

Заглянув в тот же квалификационный справочник, можно наткнуться на секретаря-ресепшиониста, делопроизводителя, секретаря-референта. Если вы зайдете на hh.ru, ваши знания пополнятся еще такими профессиями, как офис-менеджер, секретарь, оператор колл-центра (на телефоне) и т. п.

Что хотят получить работодатели от сотрудника на этих должностях:

  • секретарь на ресепшн (секретарь-ресепшионист, оператор колл-центра, оператор на телефоне) — хорошо обученный «голос» компании. Основная обязанность такого сотрудника — принимать и распределять телефонные звонки, принимать посетителей, изредка вести документацию (входящую, исходящую, внутреннюю);
  • секретарь-делопроизводитель (специалист ДОУ, специалист канцелярии) — хорошо обученный делопроизводитель («бумажных дел мастер») компании. Сотрудник, находящийся на этой должности, получает, регистрирует, распределяет входящую, исходящую, внутреннюю документацию, он регулирует бумажные  потоки в компании;
  • секретарь отдела (офиса/компании) — хорошо обученный «голос» и «бумажных дел мастер». В этой специальности соединяются секретарь на ресепшн и делопроизводитель;
  • секретарь-референт (он же секретарь одного из первых лиц компании, личный помощник, персональный ассистент) - хорошо обученный «голос», делопроизводитель руководителя отдела/подразделения/департамента/направления/ или одного из первых лиц компании — и вообще «на все руки мастер»;
  • офис-менеджер — секретарь, умеющий принимать и распределять телефонные звонки, документы, посетителей и находящий время для создания комфорта в офисе (отслеживает состояние уборки и ремонта офисных помещений, наличие чая, кофе, воды, канцелярских товаров и т. п.). Офис-менеджер — это секретарь-домоправитель.

Кандидатам необходимо четко представлять, на какую позицию они претендуют, поскольку каждая из этих вакансий имеет синонимичные названия. И многие кадровые работники при поиске нужного резюме будут ориентироваться на максимальное количество вероятных названий одной должности. Кроме того, у каждой из этих специальностей есть свои особенности. Так, персональный ассистент (или секретарь-референт) полностью зависит от своего руководителя, он прикреплен к нему, к его рабочему дню. Поэтому, соискателю, рассчитывающему  совмещать должность секретаря первого лица компании с учебой на дневном отделении, стоит отказаться от этой затеи и подумать о более реальной вакансии, например, оператора колл-центра.

Я не беру в расчет административного директора или руководителя секретариата, поскольку это специалисты, которые знают все нюансы административной и хозяйственной работы, и, как правило, они начинали свой карьерный путь с секретаря-ресепшиониста.

Итак, представим, что первый этап пройден: вы убедились в собственном желании  посвятить себя именно административной профессии и выбрали желаемую позицию. Настала пора заняться непосредственно составлением резюме.

Стандартное резюме обычно состоит из следующих блоков:

  1. Личные данные (кто, откуда, где живете, как связаться и пр.);
  2. Образование (где, когда учились, какую профессию получили);
  3. Опыт работы (где, когда работали, на какой должности, какой функционал выполняли);
  4. Различные знания, умения, которые не слишком ясны из опыта работы;
  5. Личные качества, которые помогают трудиться и двигаться вперед.

Личные данные

Можно включить в резюме фотографию, где вы на рабочем месте или на выставке, то есть фотографии, которые имеют отношение к вашей работе.

В принципе, из самого названия этой графы резюме понятно, что именно здесь необходимо указать. Фамилия, имя и отчество пишутся без сокращений, без инициалов (работодатель должен знать, как к вам обращаться, приглашая на собеседование).

Место жительства (улица, дом) лучше указать поточнее, тогда работодатель сможет понять, как много времени на дорогу будет у вас уходить (если в качестве ближайшей станции метро вы указываете «Комсомольскую», работодатель понимает это как то, что вы живете в центре; но вы можете жить, например, в Монино или в Люберцах и добираться на электричке до вокзала, расположенного на станции метро «Комсомольская» — а это дополнительное время на дорогу).

Что еще здесь нужно указывать?

Свои телефоны и адрес электронной почты.  Однако не стоит использовать в резюме такие адреса, как Kisonka, Kotyonok, Mona-lisa или lapa1989. Куда более серьезными и представительными будут выглядеть адреса makarova-e-a, s.smirnova или nchirkova.

Возраст. В некоторых ситуациях это камень преткновения. Позиция секретаря на ресепшн — это стартовая позиция. Часто секретарь на ресепшн — это своего рода «девочка на побегушках». У работодателя в голове при сочетании слов «возраст» и «секретарь ресепшна» обычно срабатывает стереотип:  возраст не указан, значит, не юная и не резвая, а это значит, что данной кандидатке уже будет сложно быстро-быстро выполнять какие-то задания (за лимоном к чаю в магазин добежать или на ближайшее почтовое отделение документы отнести). Поэтому многие работодатели даже не будут рассматривать резюме соискателей без указания возраста/года рождения!

Впрочем, даже если вы все вышесказанное не укажете в графе «Личные данные» в резюме, работодатель все равно спросит об этом на собеседовании в первую очередь.

И еще об одном пункте резюме, относящемся к личным данным: о фотографии. По сути своей, нужна она для представления о том, как вы выглядите. Чаще всего по фотографии отслеживают так называемую «презентабельную» внешность. Бывают разные работодатели (компании): где-то секретарям выдают форму, где-то очень важную роль играют личные предпочтения руководителя. Кто-то подбирает кандидатов по цвету глаз,  по длине волос. Можно включить в резюме фотографию, где вы на рабочем месте или на выставке, то есть фотографии, которые имеют отношение к вашей работе. Но какое отношение к работе имеют, например, цветочки? Или полянка с березками, где вы прячетесь за дубком? Или групповая фотография с корпоративного празднования нового года? Резюме — это не социальная сеть для общения с друзьями. Это своего рода рекламная листовка вас как работника, витрина, где вы — товар. Вот и украшать ее следует соответствующими вашей работе фотографиями. Представляли свою компанию на автомобильной выставке? В таком случае, достойный вариант фотографии для резюме — Вы на фоне стенда своей компании (но тогда выставку нужно упомянуть в проектах, а к фотографии добавить соответствующее описание).

Образование

Специалисты рекомендуют данный блок оформлять в хронологическом порядке, начиная с более раннего образования, переходя к более позднему.

Для позиции секретаря первого лица компании полученное образование, конечно же, играет большую роль: он составляет личные письма, ведет переговоры на высшем уровне от лица своего руководителя. Тут приветствуются дипломы филологов, лингвистов, технических специалистов или медицинских работников. Все зависит от приоритетов непосредственного руководителя и направления работы компании.

Однако для секретарей на ресепшн требования по образованию не настолько строгие. Зачастую достаточно полного среднего образования или незаконченного высшего. Дело в том, что в России готовят специалистов в области «делопроизводства и документационного обеспечения управления» всего лишь в 12 вузах и в 36 колледжах — из более чем пяти тысяч образовательных учреждений. Поэтому специалист с профильным высшим образованием среди секретарей — большая редкость. Впрочем, наличие любого высшего образования всегда плюс, ведь это означает, что человек может доводить начатое до конца, умеет обращаться с большим объемом информации, грамотно излагать свои мысли, не теряться в стрессовых ситуациях .

Если же кандидат на вакансию секретаря закончил курсы делопроизводителя, секретаря-референта (среди них замечательны курсы при РГГУ, при МИД и прочие), то это обязательно нужно указать в резюме. Сразу после данных о высшем образовании.

Специалисты рекомендуют данный блок оформлять в хронологическом порядке, начиная с более раннего образования, переходя к более позднему. Отдельно следует указывать дополнительное образование (курсы, тренинги и прочее). Необходимо указать год начала  и год окончания обучения, полное наименование (аббревиатура дается в скобках),  полученную в итоге специальность. Например: Государственный университет управления (ГУУ), менеджмент организации, менеджер (специальность по диплому).

Если вы еще получаете высшее образование, то в скобках стоит указать, в каком формате происходит ваше обучение:  дневное, вечернее, заочное отделение (обучение по выходным дням или сессионное, то есть только 40 дней в году), дистанционное (без отрыва от производства, через Интернет) и т. п. Зачем? Чтобы работодатель сразу понимал, стоит ли ему с вами встречаться, тратить ваше и свое время на беседу, из которой, вполне возможно, ничего не выйдет, так как вы с ним можете не сойтись по графику работы.

Опыт работы

В резюме надо указывать все компании, в которых вы работали, независимо от того, были ли вы оформлены официально (и есть ли соответствующая запись в трудовой книжке) или нет.

Обычно на позицию секретаря на ресепшн набирают сотрудников с минимальным опытом работы или вообще без опыта. Почему-то некоторые работодатели считают, что данная профессия для низкоквалифицированного персонала. Однако как только работодатель понимает, что через секретаря проходит информация по всем аспектам «жизни» компании, что именно от секретаря зависит качество, своевременность, оперативность рабочих процессов, а значит, конкурентоспособность компании на рынке, —  к опыту работы начинают применяться повышенные требования. Работодателю нужен честный, расторопный, серьезный и грамотный секретарь. Поскольку секретарь любого уровня должен быть грамотным, то любые грамматические или орфографические ошибки сразу снижают баллы в глазах потенциального руководства.

Опыт работы обычно указывается в хронологическом порядке, начиная с последней компании. В резюме надо указывать все компании, в которых вы работали, независимо от того,  были ли вы оформлены официально (и есть ли соответствующая запись в трудовой книжке) или нет. Работодателю важен ваш опыт работы, поскольку он «покупает» специалиста, а не трудовую книжку. В конце концов, если у работника трудовой книжки вовсе нет, то, по Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан ее завести самостоятельно. В любом случае именно из опыта работы работодатель понимает, чему придется доучивать сотрудника, где придется переучить, что потенциальному сотруднику уже известно, а что нет и т. п.

Опыт работы указывается следующим образом: месяц и год начала — месяц и год окончания работы, название организации, должность и функциональные обязанности. Дополнительно тут же можно прописать свои достижения (особенно значимые проекты) и причину увольнения.

Функциональные обязанности

Функционал прописывать нужно обязательно. Очень часто отсеивают резюме именно из-за недостатка информации.

Есть определенный набор функций, из которых состоит функционал секретаря в каждой организации. Это два основных блока работы: работа с телефонными звонками (прием, фильтрация, распределение телефонных звонков) и работа с документацией (прием, регистрация, распределение, контроль входящей, исходящей и внутренней документации). Но каждая компания самостоятельно определяет дополнительный функционал (заказ канцелярских товаров, прием гостей, протоколирование совещаний, организация командировок сотрудников, координация работы водителей/курьеров, организация обедов для сотрудников, заказ визиток и т. п.), который также стоит указать в резюме.

Функционал прописывать нужно обязательно. Очень часто отсеивают резюме именно из-за недостатка информации. Вообще-то, по сути, этот блок  и есть самое важное в резюме. Это именно то, что, по большей части, и продается, то есть знания, умения, опыт соискателя.

Работодателю как потенциальному покупателю, нужно про себя рассказать всё самое лучшее, разрекламировать себя, подробно расписать те пункты, которые требуются компании в соответствие с описанием вакансии.

Достижения

Самое главное достижение — это продвижение внутри компании. 

Казалось бы, какие могут быть достижения в работе секретаря на ресепшн? Вовремя передать информацию, отработать солидный срок без нареканий? Самое главное достижение — это продвижение внутри компании. Это означает, что секретарь на ресепшн проявил себя самым лучшим образом, за что и был вознагражден: компания не упустила ценного сотрудника. Однако всегда существуют разовые проекты: переезд офиса, организация архива компании, унификация документов, разработка положения о подразделении, правил внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству, оформление виз. Если во время работы у вас были подобные проекты, то их обязательно стоит указать в резюме.

Отдельно отмечу про причину ухода с предыдущего места работы. Ее также стоит указать, но это ни в коем случае не должны быть фразы в стиле «у них были завышенные требования». У человека в основном 4  мотивации: деньги, карьера, интерес и признание. Отсюда несколько основных причин ухода: «низкая заработная плата», «отсутствие карьерного роста», «отсутствие расширения полномочий/уровня ответственности», ну а признание это, по сути, и карьерный рост и полномочия. Однако, бывают и другие причины - «расформирование подразделения//компании», «сокращение», «ликвидация предприятия» и т. п. Указанная причина может помочь работодателю понять, что вами движет при поиске новой работы, а в некоторых случаях — разработать специально для вас мотивационный пакет.

Также довольно часто возникает вопрос: «А как писать, если в одной компании у меня было несколько должностей?» По отдельности! Также начиная с самой первой должности в компании: срок работы в компании, название компании, должность, функционал, достижения, причина ухода — «переход на новую должность». Выше описываем следующую позицию: срок работы в компании, название компании, новая должность, функционал, достижения, причина ухода.

Личные качества

Название профессии секретаря произошло от слова «секрет». Именно умение хранить секреты, оставаться лояльным (преданным) компании, в которой работаешь, является основным качеством для специалистов в данной области. В дополнение к нему идут вежливость, быстрота обработки информации. Основной задачей любого секретаря, в том числе секретаря на ресепшн, является точно, четко, грамотно, с минимальными потерями донести полученную информацию (телефонный звонок, документ, посетителя) до конечного получателя (сотрудника, контрагента). Поскольку секретарь работает не только с сухими данными, но еще и с людьми, которым он эти данные передает, то дополнительным бонусом будет, если кандидат укажет на свою коммуникабельность. Для потенциального работодателя в  этом качестве  содержится гарантия чая и кофе в офисе, отсутствие конфликтов, стрессоустойчивость и терпение. Для некоторых компаний важно умение работать в команде.

Важно оформлять резюме в едином стиле, одним шрифтом, в одном цвете, выделяя основное жирным (блоки), а важное (то, на что хотите обратить внимание), например, курсивом.

Дополнительная информация

Если у кандидата есть предпочтения по территориальному размещению будущего места работы (центр, юг, ст. м. "Кутузовская"), то это стоит оговорить заранее.

Большим плюсом для соискателя будет, если он в своем резюме укажет, что он считает основной целью работы секретаря. Это сразу же выделит его из общей массы кандидатов.

Позиция секретаря на ресепшн является идеальной для многих специалистов из смежных областей, так как основными навыками здесь являются: умение грамотно вести телефонные переговоры, работа с пакетом Microsoft Office, в некоторых случаях — со  специальными программами электронного документооборота, умение пользоваться офисной оргтехникой, умение грамотно излагать суть вопроса. Эта позиция подходит максимальному количеству кандидатов. Но основной упор в этом случае необходимо сделать на причины, побудившие сменить профиль работы. Когда курьер, имеющий разъездной характер работы, хочет сидеть в офисе и отвечать на телефонные звонки — это  понятно: набегался. Но что движет, например, бухгалтером-кассиром, менеджером по организации туров или художником-оформителем витрин?

Отдельно (практически красной строкой) стоит  поговорить об оформлении резюме. Важно писать все в едином стиле, одним шрифтом, в одном цвете, выделяя основное жирным (блоки), а важное (то, на что хотите обратить внимание), например, курсивом. В графе "Функциональные обязанности"  можно выделить курсивом «двойное подчинение» или «организация переезда офиса», а жирным шрифтом выделять опыт работы (дата, компания, должность). Многообразие стилей, кеглей и цветов наводит на мысль о неумении пользоваться Microsoft Word или о слишком сложной душевной организации кандидата. Ни то, ни другое, как правило, работодателем не приветствуется.

Я уже отмечала, что секретарь должен быть грамотным. Ему зачастую приходится исправлять ошибки руководителей и других сотрудников компании. А если он своих собственных не видит, как он увидит чужие? Какое представление произведет письмо с ошибками на партнера? Видимо, такое же, как и резюме с ошибками на работодателя — негативное. Например, меня всегда очень «удивляют» соискатели, работавшие «помоШником» (видимо, от слова «мошна») или занимавшиеся заказом «кОНСтоваров» (проверочное слово — «консервы», не иначе). Как вы понимаете, никто никогда не пригласит автора такого резюме на собеседование. А ведь именно заинтересовать — основная цель резюме.

Поэтому будьте внимательны при составлении рекламной листовки о себе для потенциального работодателя. И удачи!


 Елена Ударцева, руководитель секретариата ЗАО «Зебра Телеком»

Краткая справка:
Во время учебы в Государственном Университете Управления проходила практику в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, где и проработала следующие два года в Управлении кадров. После ухода из ГД ФС РФ, сменив пару мест, пришла на должность секретаря в журнал «Другой». В течение следующих семи лет развивалась в секретарском деле. Последние четыре года  — руководитель секретариата ЗАО «Зебра Телеком», где занимается подбором, обучением секретарей и общим руководством подразделения.
 
 

 

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям:

Facebook
 
Твой Мир

 

 
 

Код для вставки в блог

 

 

Оформить подписку